Benutzer & Berechtigungen

Übersicht

In MiniCRM steuern Benutzerberechtigungen, was jedes Teammitglied im System sehen und tun kann. Diese Struktur hilft, sensible Daten zu schützen und stellt sicher, dass jeder Benutzer nur auf für ihn relevante Inhalte zugreift.

Haupt-Benutzerrollen

Inhaber/Admin

Hat vollen Zugriff auf alle Funktionen, Einstellungen und Daten.
Kann Module hinzufügen/entfernen, die Rechnungsstellung verwalten und Benutzerberechtigungen festlegen.
Wird typischerweise dem Firmeninhaber oder Systemadministrator zugewiesen.

Manager

Zugriff auf alle Datensätze und Statistiken.
Kann Vertriebsprozesse bearbeiten und die Aufgaben und Daten von Kollegen einsehen.
Ideal für Teamleiter oder Abteilungsleiter.

Benutzer (Außendienst / Vertrieb)

Kann nur die ihm zugewiesenen Datensätze einsehen und bearbeiten.
Sieht keine Daten anderer Benutzer, es sei denn, diese wurden explizit freigegeben.
Perfekt für Vertriebsmitarbeiter oder Mitarbeiter im Kundenservice.

Externer Benutzer (eingeschränkter Zugriff)

Nur-Lese-Zugriff oder eingeschränkte Rechte, je nach Konfiguration.
Zählt nicht als kostenpflichtiger Benutzer.
Wird oft für Partner, externe Dienstleister oder Dritte verwendet.

Benutzerdefinierte Berechtigungen

Berechtigungen können pro Benutzer individuell angepasst werden.
Admins können den Zugriff auf Module (wie „Vertrieb“, „Support“, „Projekte“) und bestimmte Funktionen (wie Berichte oder Rechnungsstellung) erlauben oder einschränken.

Tipps:

Befolgen Sie immer die Regel des „minimal notwendigen Zugriffs“ – vergeben Sie nur die Rechte, die ein Benutzer für seine Arbeit benötigt.
Sie können Rollen testen, indem Sie sich mit Test-Konten anmelden oder Einstellungen zur besseren Übersicht anpassen.

Benutzeraktivierung & -deaktivierung

In MiniCRM können Sie Benutzerkonten einfach aktivieren oder deaktivieren. Dies ist nützlich, wenn Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eintreten oder es verlassen, oder wenn Lizenzen neu zugewiesen werden müssen.

Einen Benutzer aktivieren

Gehen Sie zu Einstellungen » Benutzer.
Klicken Sie auf „Benutzer einladen“ oder aktivieren Sie einen zuvor deaktivierten Benutzer.
Geben Sie Name und E-Mail-Adresse ein.
Weisen Sie eine Rolle zu und senden Sie die Einladung.
Sobald der Benutzer die Einladung per E-Mail annimmt und ein Passwort festlegt, hat er entsprechend seiner Berechtigungen Zugriff.

Einen Benutzer deaktivieren

Gehen Sie zu Einstellungen » Benutzer.
Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie deaktivieren möchten.
Klicken Sie auf „Deaktivieren“.

Dadurch wird:

Ihr Zugriff sofort entzogen.
Ihre bisherigen Aufgaben und Datensätze im System erhalten bleiben (es wird nichts gelöscht).
Ein Lizenzplatz frei, den Sie jemand anderem zuweisen können.

Hinweise:

Deaktivierte Benutzer werden nicht gelöscht – ihre Daten bleiben sicher und erhalten.
Eine Reaktivierung ist jederzeit mit einem Klick möglich.
Lizenzgebühren fallen nur für aktive Benutzer an, daher ist die Deaktivierung ungenutzter Konten kostensparend.

Zusammenfassung

Benutzerrollen & Berechtigungen: Sie können festlegen, wer was sieht und wer was tun darf. Wählen Sie zwischen den Rollen Admin, Manager, Benutzer oder Extern. Aktivierung/Deaktivierung: Benutzer können einfach hinzugefügt oder entfernt werden, ohne dass Daten verloren gehen. Die Deaktivierung ist umkehrbar und hilft, Lizenzen effizient zu verwalten.