Automatisierungs-Grundlagen

Mit der Automatisierung in MiniCRM können Sie Ihre Prozesse optimieren und sicherstellen, dass Aufgaben effizient und einheitlich erledigt werden. Dieser Leitfaden behandelt die Grundlagen zur Einrichtung und Nutzung der Automatisierungsfunktionen.

Automatisierungs-Grundlagen (Statusänderung, Benachrichtigungen)

Mit MiniCRM können Sie manuelle Aufgaben und Prozesse (wie das Versenden von E-Mails, das Zuweisen von Benutzern oder das Ändern des Status) automatisieren. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für Einheitlichkeit in Ihren Arbeitsabläufen.

Was ist ein automatisierter Prozess?

Ein automatisierter Prozess besteht aus zwei Hauptteilen:

• Auslöser: Legt fest, wann der Prozess starten soll (z. B. wenn eine Karte den Status ändert, ein Feld ausgefüllt wird etc.).
• Aktionen: Was nach dem Auslöser geschehen soll (z. B. E-Mail senden, Aufgabe zuweisen).

Auf die Automatisierungseinstellungen zugreifen

Sie können automatisierte Prozesse erstellen oder bearbeiten, indem Sie:

• zu Einstellungen navigieren
• den Menüpunkt Automatisierung oder Automatisierte Prozesse auswählen
• das entsprechende Modul auswählen (z. B. Vertrieb, Support)

Einen neuen automatisierten Prozess erstellen

• Klicken Sie auf „+ Neue Automatisierung“.
• Benennen Sie den Prozess aussagekräftig (z. B. Willkommens-E-Mail für neue Leads).
• Wählen Sie einen Auslöser (z. B. wenn eine Karte einen bestimmten Status erreicht).
• Fügen Sie eine oder mehrere Aktionen hinzu.

Arten von Auslösern

Gängige Auslöser sind unter anderem:

• Karte erreicht einen bestimmten Status
• Ein Feld wird ausgefüllt oder geändert
• Eine Frist wird erreicht
• Eine Kampagne wird beendet
• Ein Kontaktformular wird abgeschickt

Verfügbare Aktionen

Sie können verschiedene automatisierte Aktionen konfigurieren, wie zum Beispiel:

• Versenden einer E-Mail oder SMS (mithilfe einer Vorlage)
• Zuweisen oder Neuzuweisen der Karte an einen Benutzer
• Ändern des Status der Karte
• Festlegen oder Aktualisieren des Wertes eines Feldes
• Erstellen einer Aufgabe (über eine Aufgaben-Vorlage oder eine benutzerdefinierte Einrichtung)

Bedingungen (Optional)

Sie können Bedingungen hinzufügen, um die Automatisierung zu verfeinern – zum Beispiel:

• Nur anwenden, wenn ein bestimmtes Feld einen bestimmten Wert hat.
• Kommunikation nur während der Geschäftszeiten senden.

Dies stellt sicher, dass der Prozess nur dann ausgeführt wird, wenn es sinnvoll ist.

Test und Aktivierung

• Nachdem Sie alle Aktionen konfiguriert haben, können Sie den Prozess mit Test-Karten testen.
• Sobald alles funktioniert, klicken Sie auf „Prozess aktivieren“, um ihn live zu schalten.
• Nur aktive Automatisierungen werden automatisch ausgeführt.

Bestehende Prozesse verwalten

• Sie können Automatisierungen jederzeit anhalten, bearbeiten oder löschen.
• Überprüfen Sie sie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Geschäftsbedürfnissen entsprechen.

Praxisbeispiel

Ein häufiger Anwendungsfall:

Auslöser: Karte erreicht den Status Aussicht Aktionen:

• Intro-E-Mail über Vorlage senden
• Karte einem Vertriebsmitarbeiter zuweisen
• Follow-up-Anruf als Aufgabe planen
• Feld Lead-Quelle aktualisieren

Dies stellt sicher, dass neue Aussichten einheitlich und schnell bearbeitet werden.

Zusammenfassung

Automatisierte Prozesse helfen Ihnen, wiederkehrende Aufgaben in MiniCRM zu optimieren. Durch die Kombination von Auslösern, Aktionen und Bedingungen können Sie effiziente Arbeitsabläufe erstellen, die auf Ihre Geschäftsbedürfnisse angepasst sind.